S’il y en a encore qui croient que les réunions à distance sont la panacée, il aurait fallu filmer la réunion du conseil d’administration (CA) de l’AQMAT tenue hier, à Montréal, pour constater qu’aucun Zoom, aucun Teams ne peut se substituer à l’énergie partagée en présentiel, comme on dit.
Les neuf administrateurs et administratrices étaient donc présents, un poste de marchand demeure à pourvoir. Crystelle Cormier et Richard Darveau, respectivement cheffe de la direction et président, participaient également à titre d’observateurs et d’accompagnateurs des travaux des élus.
Sur la photo : Assis, les quatre officiers : Stéphanie Descombes du RONA Deslongchamps, secrétaire; Me Olivier Lessard, associé, LJT, président du conseil; Patricia Lachance, ACCEO Solutions, vice-présidente du conseil, Samuel Nadeau, Couture TIMBER MART, trésorier. Derrière, les cinq autres administrateurs : Diego Mazzone, JRtech Solutions; Charles Brisebois, Goodfellow; David Forgues, Banque Nationale; Anick Rousseau, Home Hardware; Guillaume Villeneuve, Soleno.
Quatre résolutions ont été votées.
Comités de travail
La première résolution concernait les comités de travail relevant du CA.
Les travaux menant à l’élaboration du plan stratégique triennal 2025-2027 avaient conduit à identifier des lacunes structurelles au sein même du conseil d’administration, résultant en des comités de travail peu productifs, des postes à pourvoir en quasi permanence et conséquemment, un manque de relève au CA.
Il a d’abord été voté de créer un comité d’évaluations ayant pour mandat principal d’examiner et de suggérer des moyens pour améliorer le rendement du conseil d’administration et de systémiser l’évaluation annuelle de la cheffe de direction et du président et porte-parole.
Il a ensuite été voté de mettre sur pied un comité de candidatures avec pour mandat principal de gérer et d’évaluer les processus de recrutement, de nomination et de sélection des candidatures pour le CA ainsi que de favoriser une meilleure intégration des nouveaux élus.
Les deux nouveaux comités seront composés de membres du conseil et, au besoin, d’experts externes. La présence de la haute-direction de l’AQMAT sera sollicitée au besoin. Les rapports au conseil d’administration comporteront des recommandations, le CA demeurant la seule instance décisionnelle.
Les élus ont profité de la réunion pour répartir les rôles au sein des quatre comités et nommer un président à la tête de chacun :
- comité Audit : Samuel Nadeau, président. Membres : Charles Brisebois, David Forgues et Guillaume Villemure;
- comité Gouvernance : Me Olivier Lessard, président. Membres : Diego Mazonne, Patricia Lachance et Stéphanie Descombes.
- comité Évaluations : Patricia Lachance, présidente. Membres : David Forgues et Me Olivier Lessard.
- comité Candidatures : Stéphanie Descombes, présidente. Membres : Diego Mazonne et Anick Rousseau.
Énoncé de vision, KPI et pro forma
Une deuxième résolution avait trait au plan stratégique.
Un accord de principe étant intervenu à la réunion du CA du 12 décembre 2024, il restait aux administrateurs trois points spécifiques à adopter en ce qui a trait au nouveau plan stratégique devant entrer en vigueur sans délais puisque l’année 2025 est déjà amorcée.
Le premier des points visait l’énoncé de vision de l’organisme : « Être indispensable pour toute entreprise membre ». Après un vote unanime des administrateurs, il a été décidé de troquer le mot « indispensable » pour « incontournable ». La différence est subtile, mais recèle plus d’ambition. « Indispensable signifie : dont on ne peut se passer alors que « incontournable » va un peu plus loin, le qualitatif voulant dire : ce dont il est impossible de ne pas tenir compte.
Ce changement devra être entériné en assemblée générale annuelle des membres, le 25 avril 2025.
La réunion s’est ensuite concentrée sur les indicateurs de rendement (en anglais : KPI). Ils ont été révisés par consultation avec les administrateurs en amont de la réunion, puis raffinés en groupe hier.
À noter que les membres pourront prendre connaissance du plan stratégique, de toutes les activités envisagées avec indicateurs qualitatifs et quantitatifs dans un dossier spécial du prochain magazine imprimé.
Enfin, l’enveloppe budgétaire ventilant les trois années couvertes a reçu l’approbation des administrateurs, ces derniers ayant apprécié qu’elle repose sur l’hypothèse que l’AQMAT ne recevrait aucune subvention pendant trois ans, un scénario pour le moins conservateur. L’exercice exposé par la cheffe de direction visait avant tout à démontrer que l’organisme se suffisait à lui-même d’un point de vue financier.
Programme 2025 et budget
La troisième et dernière résolution avait trait au programme d’activités 2025 et à son budget afférent, soit l’objet principal de toute la réunion.
2025 marque le 85e anniversaire de l’association, élément de notoriété qui sera pris en compte tout au long de l’année.
La cheffe de direction conjointement avec le président ont décliné le programme d’activités 2025 sous chacun des cinq axes d’intervention. Les projets récurrents ont été distingués des nouveaux projets, ces derniers méritant plus de discussions. D’ailleurs, un tableau des risques associés à la réalisation de chacun des projets a été présenté et débattu.
Encore une fois, à ne pas manquer, le prochain magazine pour apprendre tout ce que l’AQMAT prépare…
Le budget adopté pour 2025 prévoit un chiffre d’affaires de 1,5 million $ et dégage un revenu net de 16 744 $.
Carte de crédit
La direction devant trop souvent avancer des argents à même des cartes de crédit personnelles, notamment pour payer des dépôts pour réserver des salles de congrès, payer des abonnements à des logiciel ou à des publications, il a été convenu de mettre à la disposition de la cheffe de la direction une carte de crédit, limitée à 2500 $, et dont l’utilisation sera vérifiée périodiquement par le trésorier.
La prochaine réunion, cette fois en mode virtuel, se tiendra le 16 avril. Plat principal au menu : la présentation par l’auditeur externe des états financiers 2024.