À sa séance statutaire d’hier à Terrebonne, dans sa sagesse, les membres du conseil d’administration de l’AQMAT ont unanimement voté en faveur de la création d’un Comité de bonne gouvernance.
La résolution CA171213_01 a pris en considération le fait que les organismes sans but lucratif et les corps publics souffrent actuellement d’une piètre image quant à l’utilisation judicieuse des ressources qui leur sont allouées.
On n’a qu’à évoquer les noms de Tourisme Montréal, CHUM et CUSM pour avoir l’image d’embarcations sans personne qui tienne le gouvernail et où les matelots font la fête.
Or, tout administrateur peut voir sa réputation entachée par de mauvais agissements du cadre supérieur ou d’un administrateur de l’Association.
La prévention de tout abus ou de toute négligence relève de la mise en place de mécanismes et d’outils de contrôle.
L’audit externe des livres et la vérification des dépenses effectuées sporadiquement par le trésorier permettent certes de réduire les risques de fraude interne à caractère financier, sans pour autant protéger les membres contre d’éventuels manquements.
Il a donc été décidé de créer un Comité de bonne gouvernance formé de trois officiers de la corporation: le vice-président du conseil, le secrétaire et le trésorier. Une fois l’an, ils devront procéder à un examen approfondi du comportement du cadre supérieur et des administrateurs.
Le Comité sera mandaté pour s’assurer, au nom des membres, que les actions (et non-actions) du cadre supérieur et des administrateurs respectent les Règlements généraux, le Code d’éthique signé par toutes les parties, tout contrat de travail en vigueur ainsi que les six valeurs fondamentales recommandées par l’Ordre des administrateurs agréés du Québec: la transparence, la continuité, l’efficience, l’équilibre, l’équité et l’abnégation*.
La résolution est également assorti d’un article exigeant qu’un comptable de la firme de vérification externe expose les États financiers annuels au lieu d’un trésorier bénévole.
Le Comité devra faire rapport à l’assemblée générale annuelle afin de rendre compte aux membres du processus continu d’amélioration qui est en place; son rapport sera annexé à la publication des États financiers annuels vérifiés.
L’AQMAT dotera ledit Comité d’une allocation annuelle de 5000 $ pour qu’il retienne soient les services de l’expert de son choix, apte à identifier les points critiques et à aider le Comité à confectionner son rapport.
Diriger une association et allouer ses ressources dont plus d’un million de dollars a été contribué par les membres, c’est un acte bien différent de celui de diriger une entreprise privée où on ne rend de comptes qu’à soi.
*Valeurs fondamentales recommandées par l’Ordre des administrateurs agréés du Québec
1. Transparence
La transparence laisse paraitre la réalité tout entière, sans qu’elle ne soit altérée ou biaisée. Il n’existe d’autre principe plus vertueux que la transparence de l’acte administratif par l’administrateur qui exerce un pouvoir au nom de son détenteur; celui qui est investi d’un pouvoir doit rendre compte de ses actes à son auteur. Essentiellement, l’administrateur doit rendre compte de sa gestion au mandant ou autre personne ou groupe désigné, par exemple, à un conseil d’administration, à un comité de surveillance ou à un vérificateur. L’administrateur doit également agir de façon transparente envers les tiers ou les préposés pouvant être affectés par ses actes dans la mesure où le mandant le permet et qu’il n’en subit aucun préjudice.
2. Continuité
La continuité est ce qui permet à l’administration de poursuivre ses activités sans interruption. Elle implique l’obligation du mandataire de passer les pouvoirs aux personnes et aux intervenants désignés pour qu’ils puissent remplir leurs obligations adéquatement. La continuité englobe aussi une perspective temporelle. L’administrateur doit choisir des avenues et des solutions qui favorisent la survie ou la croissance à long terme de la société qu’il gère. En lien avec la saine gestion, l’atteinte des objectifs à court terme ne doit pas menacer la viabilité d’une organisation à plus long terme.
3. Efficience
L’efficience allie efficacité, c’est-à-dire, l’atteinte de résultats et l’optimisation des ressources dans la pose d’actes administratifs. L’administrateur efficient vise le rendement optimal de la société à sa charge et maximise l’utilisation des ressources à sa disposition, dans le respect de l’environnement et de la qualité de vie. Conscient de l’accès limité aux ressources, l’administrateur met tout en œuvre pour les utiliser avec diligence, parcimonie et doigté dans le but d’atteindre les résultats anticipés. L’absence d’une utilisation judicieuse des ressources constitue une négligence, une faute qui porte préjudice aux commettants.
4. Équilibre
L’équilibre découle de la juste proportion entre force et idées opposées, d’où résulte l’harmonie contributrice de la saine gestion des sociétés. L’équilibre se traduit chez l’administrateur par l’utilisation dynamique de moyens, de contraintes et de limites imposées par l’environnement en constante évolution. Pour atteindre l’équilibre, l’administrateur dirigeant doit mettre en place des mécanismes permettant de répartir et balancer l’exercice du pouvoir. Cette pratique ne vise pas la dilution du pouvoir, mais bien une répartition adéquate entre des fonctions nécessitant des compétences et des habiletés différentes.
5. Équité
L’équité réfère à ce qui est foncièrement juste. Plusieurs applications en lien avec l’équité sont enchâssées dans la Charte canadienne des droits et libertés de la Loi canadienne sur les droits de la personne et dans la Charte québécoise des droits et libertés de la personne. L’administrateur doit faire en sorte de gérer en respect des lois afin de prévenir l’exercice abusif ou arbitraire du pouvoir.
6. Abnégation
L’abnégation fait référence à une personne qui renonce à tout avantage ou intérêt personnel autre que ceux qui lui sont accordés par contrat ou établis dans le cadre de ses fonctions d’administrateur.