En ce cinquième et dernier jour de la semaine thématique La Quincaillerie en Tête et en Fête, l’AQMAT ose aborder sous un autre angle la question des départs inattendus.
Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, la perte d’employés clés et les départs inattendus occasionnés par le maraudage d’un concurrent, la maladie subite, la mort – ou encore la chance d’avoir gagné la loterie ! – risquent de placer l’entreprise dans une situation critique, surtout lorsque l’équipe est petite.
Trois grands volets de gestion sont impliqués lorsqu’un tel événement survient : l’organisation du travail, le transfert des connaissances et ultimement, la gestion de crise.
Pour limiter la perte de productivité, l’essentiel est d’éviter, dès le départ, qu’une seule personne détienne des connaissances clés pour l’entreprise. Cette recommandation vaut autant pour les grandes organisations, mais on devinera qu’elle impacte plus les entreprises qui emploient moins de dix personnes.
Pour faire le point sur les enjeux soulevés ici et pour connaître les meilleures pratiques permettant de se préparer à une telle éventualité, nous avons discuté avec deux experts : Nathalie Joannette, présidente de l’entreprise Transforma Conseil, spécialisée en relève et en développement organisationnel et membre de l’équipe TRANSFERTS de l’AQMAT ainsi que Sébastien Héroux, directeur des ressources humaines à l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CHRA).
Prévoir le coup
Devant un départ imprévu, la priorité est de procéder à une certaine réorganisation du travail dans le but de maintenir la fluidité au sein de l’équipe.
« Ce genre de situation fait de plus en plus partie de la vie d’une entreprise depuis la pandémie, avance Nathalie Joannette. Il faut aider l’équipe à composer avec l’adversité et résoudre les problèmes, ce qui est de la responsabilitédes patrons et par extrapolation, elle s’étend à toute l’équipe. »
Voici trois cas de figure auxquels pourraient être confrontés les dirigeants :
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- un décès soudain;
- une absence à plus long terme pour cause de maladie;
- une démission subite.
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« En gestion des ressources humaines, rappelle Sébastien Héroux, on est souvent confronté àla question suivante : si quelqu’un quitte son emploi soudainement sans donner de préavis et pour quelconque raison, est-ce que l’entreprise peut continuer à fonctionner ? On compare d’ailleurs l’impact du départ soudain d’un employé clédans une organisation à un incendie. »
Actions à mettre en œuvre rapidement
La première chose à faire dans une telle situation est d’organiser une réunion pour annoncer la nouvelle, et ce, dans le but de diminuer l’impact déstabilisant que pourrait avoir cette nouvelle et de ramener un sentiment de sécurité au sein de l’équipe. Pour minimiser les déceptions, on recommande de faire preuve d’une écoute attentive et de stimuler les discussions au sein de l’équipe.
Ensuite, le plus rapidement possible, on amorce un processus d’embauche pour remplacer cette personne tout en s’informant si une promotion à l’interne est envisageable.
« Il est recommandé aussi de consulter les membres de l’équipe qui restent dans le but de trouver des solutions à court terme et de répartir la charge de travail et les responsabilités, ajoute Nathalie Joannette. Il est essentiel que la prise de décisions importantes ne soit pas entravée. »
Agir en amont : un plan en trois étapes
Pour protéger l’organisation du travail en entreprise, il faut d’abord que les procédures de base et les tâches quotidiennes au sein des différents départements soient documentées. Dans un deuxième temps, ces informations cruciales doivent être communiquées aux employés et disponibles pour consultation en tout temps. Finalement, on passe à l’action pour éviter une crise.
« L’objectif étant que tout le monde avance en fonction des mêmes procédés et non selon des façons de faire personnalisées », explique Nathalie Joannette.
Planifier le transfert de connaissances
L’élaboration d’un plan de transfert de compétences passe par l’identification des connaissances propres à chaque poste et par l’évaluation des risques associés à leur perte. La planification implique de bien connaître les connaissances et les compétences détenues par une personne dans l’organisation et de s’assurer qu’une deuxième personne sera en mesure de prendre le relai au besoin.
« On recommande de répertorier les postes et d’identifier les connaissances liées à chacun des postes, précise Sébastien Héroux. Il peut s’agir par exemple, de mots de passe, d’informations ou des documents propres à un produit ou un service, de contacts pour les différents fournisseurs, d’une clé d’urgence pour accéder à un entrepôt, etc. Pas besoin de logiciel complexe pour répertorier le tout, il suffit de mettre les connaissances clés de l’organisation dans un fichier Excel ou Word. »
Finalement, il est important de se rappeler que ces données ne sont pas nécessairement détenues par un gestionnaire ; souvent, c’est l’adjoint exécutif ou la secrétaire qui gèrent ces informations.
Communiquer avec l’ensemble de l’équipe
La planification des effectifs en ressources humaines et l’organisation du travail doivent faire l’objet de communications aux employés ; l’objectif étant de créer un environnement de collaboration au sein de l’équipe et de rassurer les personnes. En contrepartie, ces employés se sentiront mobilisés si on leur donne l’occasion d’étendre leurs connaissances. Une telle démarche démontre également la volonté de la direction d’investir dans le développement de leurs compétences.
« On peut communiquer de façon efficace en organisant une simple rencontre d’équipe pour expliquer que l’ensemble des connaissances et des compétences clés ont été répertoriées et que si une crise arrive, l’entreprise à un plan », souligne Nathalie Joannette.
Passer à l’action
Finalement, lorsque confrontés à un départ soudain et inattendu, les dirigeants mettent en place le plan d’action qui a été élaboré et communiqué aux employés.
« Si chacun sait ce qu’il aura à faire pour combler le départ d’un employé, cela permettra à l’entreprise de déployer son plan rapidement et ainsi d’assurer la survie de l’organisation, rappelle Sébastien Héroux. Il importe de se donner des objectifs clairs et faire des suivis réguliers avec les collègues qui acceptent de nouvelles tâches afin d’éviter le surplus de travail. »
Finalement, les experts encouragent les dirigeants d’entreprise à développer une culture du partage de compétences. Une telle culture organisationnelle permettra aux employés de se sentir valorisés et à l’entreprise de devenir plus agile et plus performante.
Les entreprises confrontées à un départ inattendu d’un employé clé risquent de se retrouver dans des situations critiques, surtout lorsque les équipes sont petites. Il est possible de limiter la perte de productivité si on planifie en amont l’organisation du travail et le transfert des connaissances dans une perspective de gestion de risque.
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Merci aux commanditaires de la quatrième édition de cette semaine thématique qui se termine aujourd’hui. Un bilan sur 12 pages y sera consacré dans le Magazine AQMAT publié en décembre 2024.
